Informativa Clienti Effettivi e Potenziali

INFORMATIVA CLIENTI EFFETTIVI E POTENZIALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016 E DEL CODICE DELLA PRIVACY (come modificato dal D. lgs. 101/2018)

Premessa

Per Kedrion S.p.A. la Sua privacy e la sicurezza dei suoi dati personali sono particolarmente importanti, per questo raccogliamo e trattiamo tali dati con la massima cura ed attenzione, adottando al contempo specifici accorgimenti tecnici e strutturali per garantirne la piena sicurezza del trattamento.

La informiamo, ai sensi degli art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito “Regolamento”) e del Codice Privacy come modificato dal D. Lgs. 101/2018, che il trattamento dei suoi dati personali è effettuato secondo modalità adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei suoi dati; il trattamento è effettuato usando supporti informatici e/o telematici, secondo quanto dettagliato nella presente informativa.

La presente informativa riguarda i trattamenti dei dati personali dei clienti effettivi e potenziali con i quali Kedrion S.p.A. instaura o intende instaurare un rapporto contrattuale e/o commerciale.

Titolare del Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei suoi dati personali è effettuato da Kedrion S.p.A., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE 2016/679 e del Codice Privacy come modificato dal D. Lgs 101/2018.

Per qualunque domanda o richiesta legata al trattamento dei suoi dati personali è possibile inviare una richiesta ai seguenti riferimenti:

Kedrion S.p.A.

Indirizzo sede legale: Loc. Ai Conti Castelvecchio Pascoli (LU)

Dati contatto email: [email protected]

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati o Data Protection Officer (DPO) che è possibile contattare in merito alle policy e alle prassi adottate in materia di protezione dei dati personali.

I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati sono i seguenti: [email protected]

Tipologia dei dati e finalità del trattamento

I dati personali che Kedrion S.p.A. tratta sono i seguenti:

– nome/cognome rappresentanti legali persona giuridica e referenti;

– codice fiscale/partita iva, indirizzo, mail, numero di telefono;

– dati relativi a condanne penali o alle misure di sicurezza ad esse conseguentemente adottate limitatamente ai distributori e grossisti per le figure apicali delle società, ove previsto dalla fase di qualificazione preventiva e dal monitoraggio dello stato di qualifica, e ogni altro dato contenuto nel relativo report di qualifica;

– dati ricavabili dalla piattaforma di qualifica delle terze parti nonché nel questionario compilato dal potenziale cliente;

– codice identificativo attribuito con il caricamento a sistema dell’anagrafica;

– altre informazione necessaria per l’apertura dell’anagrafica, e per i pagamenti.

Kedrion S.p.A. tratterà i suoi dati nel rispetto delle condizioni di liceità previste dall’art. 6 Reg. UE 2016/679 e  nella misura strettamente necessaria per adempiere alle seguenti finalità:

• gestione attività preliminari – qualificazione preventiva e verifica reputazione sulla terza parte ove si operi; trattative;
• verifica della presenza del Nominativo della Società, del Legale Rappresentante, degli Amministratori/ Procuratori/Dirigenti, Titolari Effettivi, Azionisti di controllo e Titolari Ultimi Globali della Società negli elenchi di persone, entità e gruppi soggetti a misure restrittive emesse dalla dall’Unione Europea, dalle Nazioni Unite, dal governo Inglese, dall’OFAC (Office of Foreign Assets Control) e più in generale da qualsiasi Paese/ Ente governativo che promuova restrizioni in materia di Export Control e sanzioni economiche internazionali
• Esecuzione del contratto e relativa gestione amministrativa e contabile;

adempimenti di obblighi di legge connessi a norme civilistiche, fiscali, contabili e altre normative speciali del settore farmaceutico.

 Comunicazione e diffusione dei dati personali

I dati raccolti potranno essere comunicati a destinatari, nominati ex art. 28 Reg. UE 2016/679, che tratteranno i dati in qualità di Responsabili esterni di Kedrion S.p.A. e/o a terzi che agiscono in qualità di autonomi Titolari per l’adempimento di obblighi contrattuali e/o normativi.

Precisamente, i suoi dati potranno essere comunicati a:

• Amministrazioni Finanziarie e Enti Pubblici in adempimento ad obblighi normativi;
• Società coinvolte nella gestione amministrativa, contabile, dei processi aziendali (a titolo esemplificativo Società Di Revisione, Consulenti Fiscali, Consulenti Gestionali, Legali,….);
• Istituiti Bancari per la gestione di incassi e di pagamenti;
• Società di elaborazione dati e servizi informatici;
• Società per recupero crediti/ factoring;
• Compagnie assicurative;

Si precisa che l’elenco aggiornato dei Responsabili esterni è consultabile presso gli uffici della.

Trasferimento dati verso un paese terzo e/o un’organizzazione internazionale

I dati personali potranno essere trasferiti all’estero (in Paesi UE ed extra UE) a società facenti parte del gruppo Kedrion, nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile (sussistenza di decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard). Si precisa che anche l’utilizzo di sistemi informatici di archiviazione può comportare il trasferimento di dati all’estero (sia UE che extra UE), sempre in conformità alle disposizioni di Legge applicabili e, comunque, nel rispetto della massima sicurezza.

Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati personali

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui sopra ha natura facoltativa ma è da ritenersi necessario. L’eventuale parziale o totale mancato conferimento dei dati, infatti, comporterà l’impossibilità di dar seguito ai trattamenti legati alla gestione del contratto e dei servizi e, pertanto, l’impossibilità di instaurare qualsiasi rapporto contrattuale e/o commerciale.

Base giuridica del trattamento

La basi giuridiche del trattamento in questione sono l’adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, l’adempimento di obblighi di legge alle normative speciali del settore farmaceutico e il legittimo interesse del Titolare.

Modalità del trattamento e di conservazione dei dati personali

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o applicativi informatici da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai suoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che La riguardano. I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo e possono essere trasferiti nei Paesi extra UE, con piena assicurazione delle garanzie previste dalla normativa europea.

Periodo di conservazione o criteri utilizzati per determinare tale periodo

I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e in conformità a quanto previsto dalla policy di data retention della Società.

Diritti degli interessati e modalità di esercizio degli stessi

I Suoi diritti sono quelli previsti dal Regolamento UE dagli articoli 15-22 e quelli previsti dal Codice della Privacy come modificato dal D. Lgs. 101/2018, tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

– accesso;

– rettifica;

– cancellazione;

– la revoca del consenso;

– limitazione del trattamento;

– opposizione al trattamento;

– portabilità.

Tali diritti le sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio, che si intende essenzialmente a titolo gratuito.

Per ogni ulteriore informazione e, comunque, per inviare la Sua richiesta può rivolgersi al Titolare all’indirizzo [email protected].

Diritto di proporre reclamo

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei puoi presentare un reclamo all’Autorità di controllo secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice Privacy, come modificato dal D. Lgs 101/2018.